■ 編集／体裁／データベース機能 
編集
これは、「Excel」を使う、というより、どのソフトを使っても共通の「最重要事項」です。コピー＆ペースト機能とショートカットキーを覚えておくだけで、処理効率はぐんっとアップします。どんな用途のソフトを使うときも、マウスを使わないで処理を実行できる「ショートカットキー」を覚えておくと、便利です。
■ コピー＆ペースト機能
- 「Shift」+「カーソルキー」 範囲指定（一文字単位／一セル単位）
- 「Ctrl」+「Shift」+「カーソル」 範囲指定（単語単位／関連あるセル単位）
- 「Ctrl」+「C」 コピー：（範囲指定したものをコピー（記憶する））
- 「Ctrl」+「V」 ペースト：（記憶したものを貼り付ける）
- 「Ctrl」+「X」 カット：（範囲したものを削除する（記憶する））
■ アンドゥ/リドゥ/リピート機能
この、Windowsの基本動作に加え、編集する上で絶対忘れてはいけない便利機能の「アンドゥ」と「リドゥ」です。間違った操作をしてすべておしゃかにしてしまっても、「アンドゥ（元に戻す）」を行えば、直前の動作が取り消されるので、ちょっとした編集間違いをしたときに、大打撃をしないですみます。アンドゥの反対のリドゥも、覚えておくと、処理効率の向上に有効です。リピート機能は、直前の動作を繰り返せるので、連続して網掛け指定をする……みたいに、連続で何かしたいときに便利です。
メニューからだと、「編集」→「元に戻す」でアンドゥ機能が呼び出せます。やり直しと繰り返し機能は、直前の動作により、「編集」→「やり直し」でリドゥ機能が、「編集」→「繰り返し」でリピート機能が呼び出せます。
- 「Ctrl」+「Z」 元に戻す：（直前の動作を取り消す。アンドゥ機能）
- 「Ctrl」+「Y」 やり直す：（やり直し（リドゥ）。アンドゥの取り消し）
- 「F4」もしくは「Alt」+「Enter」 繰り返す：（直前の操作を繰り返す。リピート機能）
※「Ctrl」+「Y」は、アンドゥ機能を使ったあとは「やり直す（リドゥ）」になり、他の機能を使ったあと（文字修飾の指定とか）は、「繰り返し（リピート）」になりますので、気をつけてください。
ジャンプ
検索・置換
シート内で特定の文字を探すのを手動で行ったら、時間も労力も使いますので、検索や置換機能をフルに活用しましょう。検索も置換も、方向は「行」「列」・対象は「数式」「値」「コメント」で、開いてるシート内で処理するようです。基本的な操作は「ワープロ」で使ってる機能と同じです。文書作成が用途じゃないので、若干、使い勝手に違いがありますけどね。
■ 検索
特定の文字列を探したいときに使います。メニューの「編集」→「検索」からでも、ショートカットの「Ctrl」+「F」からでも呼び出せます。検索のためのダイヤログボックスが表示されるので、そこに検索したい文字列を入力して、「次を検索」を選べば、検索開始です。
■ 置換
特定の文字列や数値・数式を置き換えたいときに使います。メニューの「編集」→「置換」からでも、ショートカットの「Ctrl」+「H」からでも呼び出せます。例えば、「支店」を「営業所」に置換したいときは、検索する文字列に「支店」、置換後の文字列に「営業所」を入力して、「置換」もしくは「すべて置換」を押せばいいだけです。（一つ一つ確認したい場合は「置換」、一気に全部変えたいときは「すべて置換」を押してください）
もしうまくいかないときは、「検索方向（行・列）」とか、そのあたりを確認してみてくださいね。
体裁
行の位置（センタリングとか）、文字修飾（網掛けとか）……「見た目（レイアウト）のための機能」は、ワープロソフトにあるような基本的な機能と、セルの接合などの表計算ならではの機能があります。呼び出し方は、「Word」と比べて若干違いがあるものの、セル内での行位置（左寄せ・中央揃え・右寄せ）をツールアイコン一つで設定できたり……まったく、同じものもあります。
■ 行の位置
▼ セルの結合・中央揃え・均等割付など
見積書とか、そういうのを作るときは、用紙の真ん中に見出しをもってきたいです。でも、表計算ソフトでは、セル単位に処理しているため、手動で、微妙に中央に持っていくというのは無理です。そういうときは、ツールアイコンの［セルを結合して中央揃え］を使ってください。複数のセルを一つのセルとして処理し、文字を中央にもってくるので、見出しがちゃんと用紙の真ん中に持っていけます。
ツールアイコンを使ってもいいし、［セルの書式設定］で指定してもOKです。どちらでも、好きな方法を覚えてください。
- 結合したいセルを範囲指定する
- 右クリック→「セルの書式設定」→「配置」→［文字の制御］で、「セルを結合する」にチェック印をつける
ツールアイコンでは「中央揃え」しか選べませんが、細かい設定は［セルの書式設定］→「配置」の項目で可能です。横位置（中央揃え・左揃え・右揃え、均等割付など）、縦位置（上詰め・中央揃え・下詰め、均等割付など）、文字の方向（角度で指定可能：つまり、文字を斜めに配置というのもできる）、そして文字の制御でセルの結合等の設定ができるようになっています。
※セル結合の解除は、まったく反対の操作をしてください。つまり、解除したい範囲を設定し、右クリック→「セルの書式設定」→「配置」→［文字の制御］で、「セルを結合する」のチェック印を消せばOKです。
■ 文字の修飾
ワープロとは違い、文字単位で飾りをつけることはできません。セル単位で、何らかの飾りをつけることになります。飾りをつけたいセルを範囲指定してから、必要なツールアイコンをクリックしたり、プルダウンメーニューから処理を呼び出して指定してください。
- 文字の大きさ：ツールアイコン（フォントサイズ）
- 文字のみてくれ：ツールアイコン（フォント）
- 文字色：ツールアイコン（フォントの色）
- セル色：右クリック→「セルの書式設定」→「パターン」
- 色をつけたい：「パターン」→［色］で、指定された56色（カラーパレット）から選ぶ（ベースになる色）
- トーン張り：「パターン」→［パターン］で、トーンの種類と色を選ぶ
- 消す：「パターン」→「色」で、［色なし］を選ぶと、ベース色もトーンも両方消えます。
- 太字：ツールアイコン（太字）
- 斜体：ツールアイコン（斜体）
- 下線：ツールアイコン（下線）
※すべて詳細設定は、右クリック→「セルの書式設定」で呼び出せます。
データベース機能
メニューの「データ」から呼び出す機能が、データベース機能です。アクセスなどの、本家本元のデータベースソフトに比べれば、扱えるデータ量も処理の速さも負けますが、ちょっとしたデータ管理なら、Excel でも十分です。データベース機能のうちで、初心者でも使いやすく、かつ、「こういう処理をしたい」と思う機能についてのみ説明します。
※ピボットテーブルなど、データ解析用の機能が搭載されているので、ある程度のデータベース機能は使えるようです。興味がある方は、ヘルプやインターネットの情報を参照してください。(＾ ＾；)
■ データベース機能を使う準備
表計算機能では「セル」という概念を使いましたが、データベース機能では「リスト」という概念で捕らえます。リスト形式でデータを入力しておかないと、ソート・集計・データの抽出など、データベース機能が正しく動きません。
| A | B | C | D | |
| 1 | 商品名 | 単価 | 個数 | 金額 |
| 2 | 豪華ノート | 200 | 50 | 10,000 |
| 3 | 中型ノート | 150 | 60 | 9,000 |
| 4 | 安いノート | 100 | 4 | 400 |
| 5 | 中型ノート | 150 | 80 | 12,000 |
| 6 | 安いノート | 100 | 20 | 2,000 |
▼ リスト形式
右図のように、列ごとに同じ項目のデータが入力され、行ごとに一件のデータがまとまって入力されている表のことで……早い話し、普段作っている表は、リスト形式になっています。 ――リスト内に、無意味な空白（行・列）やセル結合をすると、リストとして認識しなくなりますので、ご注意を。
列ラベル（項目）
A1〜D1は、「列ラベル」といって項目名の部分です。データレコード部分とは違うということで、1行目の列ラベル部分と2行目以降のデータレコード部分は、異なる書式を設定しておいてください。それで列項目とデータレコードを自動的に区別してくれるようです。
レコード（一件分のデータのひとまとまり）
A2〜D2など横の列すべてが「レコード」といって、一件分のデータのひとまとまりです。ソートなどは、このレコード単位で並べ替えないと意味がありません。
フィールド（同一項目のデータのひとまとまり）
B2〜B6など、縦（列）方向すべてが「フィールド」といって、同じ項目のデータの集まりです。フィールドごとの小計を計算したりするので、この括り方も重要です。
■ 並べ替え（ソート）
データを任意に並べ替える機能です。昇順（コードの順番（Ex,あいうえお、1234）、降順（コードの逆の順番（Ex,んわを、987）を基準に並べ替える機能です。
具体的には、名前をキーにあいうえお順（昇順）に並べたいとか、売上合計の高い順（降順）に並べたいとか、用途によって「ある条件のもとに、昇順・降順に並べ替える」ことですね。
▼ キーが一つの場合
- 並べ替えたいキー項目にカーソルを置く
- ツールアイコンの「
昇順で並べ替え」もしくは、「
降順で並べ替え」を選ぶ
▼ キーが複数の場合
- 並べ替えたいキー項目にカーソルを置く
- メニューの「データ」→「並べ替え」を選ぶ
- ［並べ替え］のダイヤログボックスが開くので、必要な情報を入力し、「OK」を押す
- キーを設定する
（並べ替えたい条件を設定：優先順位別に３つキーを設定可能） - 昇順か降順を選ぶ
注意事項
うまくソートできないときのチェックポイント
もし、ソート実行後、タイトル行が一番下に行ってしまったら、「並べ替え」設定の［範囲の先頭行］で、「タイトル行」にチェックを入れてください。もしくは、データが「リスク形式」になっていないのが原因なので、項目行を他のデータセルとは違う書式にする・空白セルをなくすなど……正しいリスト形式で入力し直してみてください。
また、データ方向が横方向ならいいんですが、もし縦方向の表を作った場合は、「並べ替え」設定の、一番下にある「オプション」 を選び、［方向］で行列の指定をしてください。なお、ふりがなを使う使わないの指定もここです。
■ 抽出（フィルタ）
ある条件を満たすレコードだけを抽出する（取り出す）ときに使う機能が、「オートフィルタ」です。膨大なデータの中から、このデータだけを参照したいんだけど……とか、そういうときに使います。
まず、リストにオートフィルタを設定する。
- リスト内の任意のデータにカーソルを置く
- メニューの「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」を選ぶ
次に、項目のところに「オートフィルタ矢印」がつくので、それをクリックして、抽出したいデータを選ぶ。そうすると、該当するデータだけが表示されるようになります。これだけです。(＾ ＾；)
「抽出条件」と「元に戻す方法」
「オートフィルタ矢印」をクリックすると、そのフィールド内のすべてのデータ値以外にも、「トップテン（上位・下位の数値を元に）」や「オプション（以上・未満をはじめ、細かな範囲設定可能。ワイルドカードも使える）」など、便利な抽出も可能です。
「すべて」を選ぶと、すべてのデータが表示されますので、元に戻したいときなどに使えます。複数フィールドで抽出設定して、一度にすべて元に戻したいときは、メニューの「データ」→「フィルタ」→「すべて表示」を実行してください。
※オートフィルタの解除は、もう一度、メニューの「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」を選べばOKです。
■ 集計
| A | B | C | D | |
| 1 | 商品名 | 単価 | 個数 | 金額 |
| 2 | 豪華ノート | 200 | 50 | 10,000 |
| 3 | 中型ノート | 150 | 60 | 9,000 |
| 4 | 安いノート | 100 | 4 | 400 |
| 5 | 中型ノート | 150 | 80 | 12,000 |
| 6 | 安いノート | 100 | 20 | 2,000 |
文字通り、集計する機能です。単に総合計を計算するだけじゃなく、小計も自動的に計算してくれるし、合計行だけ表示したりできるので、けっこう便利です。
右図の例だと、商品名ごとの小計を出し、最後に総合計を出したいとかいうときに、いちいち自分で計算式を入れないでも、一発で計算することができます。
- リスト内の任意のデータにカーソルを置く
- メニューの「データ」→「集計」を選ぶ
このあと、集計設定のための画面が表示されるので、必要な設定をすれば簡単に集計可能です。なお、メニューの「データ」→「集計」→［すべて削除］を選ぶと、集計機能の解除ができます。
集計機能が働いているときの表示
左側の行表示部分に、集計機能のための操作画面が追加されます。合計行とデータ行の切替に、「−」で非表示、「＋」で表示が可能です。左上部にある「1」で総計、「2」で項目（小計）、「3」でデータ＆合計行すべての表示……という具合に、数字が小さくなるにつれて、合計表示だけが可能になっています。
Copyright (C) 2000-2005 Makiko Kudoh.
Last up ： 03/26/2004
URL：http://www.causu.com/tora_excel_6.htm