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入力全般の注意事項と文字入力

　日本語を入力するときは、日本語モードをオンにしてください。入力したいセルのカーソルをもっていけば、そこに入力できます。もし入力したにもかかわらずきちんと表示されていないときは、右隣りのセルの内容を確認してください。セルの中に何もデータが挿入されていなければ、問題ないんですが、空白データが入力されていると、「空白」というデータが既に入力されているとみなされ、表示できなくなります。（基本的に、セル内容はそのセルごとに表示されます）

■　空白データ

　スペースキーを一つぽんっと打つと、空白というデータが入力されたセルの出来上がりです。ここから、空白データを削除したいときは、メニューの「編集」→「クリア」→「すべて」を選んでください。右クリック→「削除」だと、セル内容をシフトするか・列や行ごと削除するか選ばないといけないので、こういう場合は「クリア」を使いましょう。

■　オートフィル機能

　データの入力・数式の入力など「連続したデータ（式）」を入力したいときに用います。要は、コピーみたいなものなんですが、文字なら連続した文字が、数式なら各セル内容にあった数式が自動的に入力されます。例えば、「1月」と入力されたデータをオートフィル機能で指定すると、指定された範囲に「2月」「3月」「4月」……と入力されます。数式なら、各列行ごとにずれた数式が自動的に挿入されるという具合です。

　指定方法は、元データとなるセルにカーソルを合わると、セルが四角く囲まれます。その右下に黒い四角があると思うので（「フィルハンドル」といいます）、それを必要な範囲まで、ドラッグしてください。それだけで、連続するデータが入力できます。オートフィル機能使用中は、マウスポインタの形が十字（+）になるので、一目でわかると思います。

　▼　便利な機能

　オートフィル機能を使ってコピーするときに、「1」「2」「3」というように連続したデータを入力したいときは、以下の二つの方法で、連続データ入力が可能です。

　※フィルハンドルのところで「ダブルクリック」すると、横にあるデータが入っているセルまで、内容がコピーされます。これも使いこなすと便利です。

■　オートカルク機能

　選択範囲内の数値の合計や平均値などを、ステータスバーに表示する機能のことで、検算などに使うと便利です。自動的に計算するので「オートカルク」といいます。規定値だと合計を表示しますが、ステータスバーを右クリックすることによって任意に変更可能です。

ステータスバーで右クリックすると、自動計算される項目を選べる

　※もともと、表計算ソフトは「カルクソフト」と呼ばれていました。カルクとは、計算機（Calculator）の略です。こんなふうに、昔の呼び名とか、英語の単語とかが、ふらっと機能の名称になったりするので、英語の勉強をしておくと、機能について知らなくても勘が働くようになります。(＾ ＾；)

■　コメント

　セルごとに、コメントを追加できます。セル内のデータや計算式の注記とかに使うと便利です。コメントがあるセルだと、右上に三角のマークが出て一目で分かるようになっています。セルにカーソルを持っていくと、吹き出しでコメント文が表示されます。もしずっとコメントを表示させ続けたかったら、右クリック→「コメントの表示」を選んでください。

　コメントの挿入（入力）は、右クリック→「コメントの挿入」で、入力待ち状態になります。コメントがあるセルだと、コメントの編集や削除が可能で、右クリック→「コメントの削除」・「コメントの編集」で呼び出せます。

■　ふりがな（ルビ）

　住所録などを作るときなどに「ふりがな」を表示したいときがあったり、ワープロ（Word）代わりにExcelを使うときにルビ設定したいときなどは、ふりがな機能を使いましょう。

  1. ふりがなを振りたい単語があるセルをアクティブセルにする
  2. メニューの「書式」→「ふりがな」→「表示/非表示」

　もう一度、「表示/非表示」を押せば、ふりがな機能の解除ができます。文字の編集をしたいときは、「書式」→「ふりがな」→「編集」でもいいし、ダイレクトにマウスでルビ部分をダブルクリックすれば直せます。文字の体裁の変更は、「書式」→「ふりがな」→「設定」で行います。

覚えておくと便利な技

　こういうことを覚えておくと、かなり便利だぞっていう、「こういう機能あるのかな？」というものだけ抜粋してみました。

■　二行（以上）に表示（セル内で折り返す）

　セル内の文字が長すぎて入りきらないとき、文字を複数行にして全部表示させることができます。表示させたいセルを選び、「セルの書式設定」→「配置」の［文字の制御］で、「折り返して全体を表示する」にチェック印を入れると表示できます。（複数行に表示するときは文字の大きさは変わらないけど、縮小して（文字を小さくして）全体を（一行にまとめて）表示することもできる）

■　条件付き書式

　例えば、表が見やすいように、一行おきにセルに色をつけたり網掛けしたりする表を作るとします。都度指定するのは面倒ですし、途中で行や列を追加・削除すると、一行おきが崩れてしまって、全部やり直す羽目に陥ったりします。そういうとき便利なのが条件付き書式です。（Excel 97から使える機能なんだそうです）

　これは、ある条件を入力して、その条件にあったセルだけ指定した処理を実行させる機能です。メニューの「書式」→「条件付き書式」で呼び出せます。条件は「数式（関数）」や「セルの値」で判断する式などを設定します。けっこう使える機能です。是非、使ってみましょう。

　▼　書式設定の説明

　指定できる書式は「フォント」「罫線」「パターン」の三種類。

　▼　条件付き書式の説明

　条件は全部で３つ指定できます。「追加」を押せば条件入力画面が追加され、「削除」を押せば、条件1・2・3のどれを削除するのか聞いてきますので、消したい条件にチェック印を入れてください。

一行おきに網掛けする場合の設定

　Ex,一行おきに網掛けする

  1. 網掛けしたい範囲を決める（マウスでドラッグ指定）
  2. メニューの「書式」→「条件付き書式」を選び［条件付き書式の設定］を呼び出す
  3. 左側は「数式が」を選び、　右側は「=MOD(ROW(),2)=0」と関数を入力
  4. 「書式」を選び、「パターンタブ」で、網掛け設定をする（「パターン」を選ぶ）

　※計算式の説明。MODは余りを計算する関数。ROWは行番号を返す関数なので、この例だと、範囲設定内の行番号を2で割って、答えが0なら「書式」で選んだ内容を実行する、という命令になります。つまり、2で割って=0ですから、偶数行が網掛けされます。もし奇数行を網掛けしたいなら、「=MOD(ROW(),2)=1」としておけば、いいわけです。　

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Last up ： 03/26/2004
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