■　表計算ソフトを使おう　

はじめに

　資料作成に便利なソフトです。表計算ソフトの使い方がわかってくると、仕事の能率は120％以上上がるといってもいいくらいです。応用範囲は無限です。その分、慣れるまでにちょっと戸惑うかもしれませんが、データ-ベースソフトに比べれば、かわいいもんです。

現在の表計算事情

　計算を行うソフトです。集計用紙を広げて資料でも作りましょうか……という感じですね。見た目からもそんな感じで、集計用紙に縦線・横線を引いて計算するための升目を引いて（「セル」と呼ばれる）、計算しやすくなっています。あとは、データを入力し、合計を出したいセルに計算式を入れると自動的に計算してくれるという感じです。しかもその表をもとに簡単にグラフを作れたりするし、私たちが普段使う計算は、ほとんど縦計・横計なので、けっこう使い道があります。

　今はどのパソコンでも、圧倒的にプレインストールは「Excel（エクセル）」です。会社でも、共通的に「Excel」文書をやりとりする形にかわっています。データ共有にはもってこいの環境です。昔は、「Lotus 1-2-3（ロータス・ワン・ツー・スリー）」や「三四郎」とか、他にもいろいろソフトがありましたが、私が知っている限り「Excel」の一人勝ちで、他のソフトは生産中止になっているんじゃないかな？

■　Excel（エクセル）のお勉強

　表計算ソフトを使いこなす上で知っておくべき用語などは、どの表計算ソフトを使ってもかわりません。かわるのは、その機能の呼び出し方や指定の仕方が異なるだけです。とりあえず、Office2000 の Excel を例に、最低限、覚えておくべき知識を解説します。Excel 以外のソフトをお持ちの方は、そのソフトのヘルプなどを参照して、該当する機能の呼び出し方や指定方法などを確認してください。

　……と、このあたりを、ざっと覚えられると、かなりの表ができます。(^ ^；) 　あわてず、ゆっくりと覚えて行きましょう。

表計算ソフトの傾向

　▼　なぜ、とっつきにくいのか

　表計算ソフトは、決められた書式（計算式）をセルに埋め込まないといけません。プログラミングほどややこしくありませんが、初心者には、ちょっと戸惑う操作だと思います。それに、使い勝手のいい表にするには、計算式の立て方も問題になってきます。……数学をまじめにやっていればよかったと、遊びまくった学生時代を悔やむこと、しきりです。（笑）

　表計算ソフトを使いこなす＝関数を使いこなす、という感じで、いかに目的にかなった「式」を立てられるかが問題になり、それには「関数」の知識が必要不可欠です。グラフとか罫線とかは、あまり頭を使わないでも、メニューにある項目を適当にいじってれば作れますが、関数を使って式を立てるのは自分の頭次第なので、ある程度は勉強しないといけません。

　最初は四則演算だけで十分ですが、使いこなす段階に到達するには、日付関数・算術関数・統計関数など……さまざまな用途にあった関数の書式を覚える必要があるので、極めたい人はがんばってください。関数のためのリファレンスマニュアルがあると、けっこう有効です。

　▼　データベースソフトとどう違う？

　データベースというのは、膨大なデータを管理して、必要な情報を取り出せるようにするソフトなんですが、表計算ソフトにも簡易ながら「データベース機能」が追加されています。データの並べ替えとか抽出とか、ちょっとしたときに使えるようになってます。が、あくまで簡易版です。ややこしい管理には向きません。……請求書とかの管理くらいなら、やろうと思えばやれますけど……データ数が極めて少ない場合以外は、私は勧めません。表計算ソフトは、あくまで、集計用紙を使ってものを計算するときに使うようなソフトだと思ってるので。

　データベースソフトの用途は、住所録の管理とか・売上データの管理とか、かなりの数のデータを管理するときです。データなんかをわざわざ定義しなくちゃいけないから初心者にはかなり高いハードルだから、ちょっとしたデータ管理のためなら、表計算ソフトで代用するのが手っ取り早いですけどね！

データ共有

　会社などで、過去の表計算ソフトのデータがあった場合、「ちぇ、使えないじゃん」とあきらめないでください。データ保存形式に「CSVデータ」（データごとが””で囲まれて、その上カンマや改行で区切られてる形式のデータ……つまり、セルごとに変換可能って感じのテキストファイルだと思ってください）というものがあります。この形式で保存すれば、完全とはいえませんが、読み込める形式に変えられるからです。このデータ保存形式は、表計算・データベースソフトともども、汎用性の高さで有名な形式です。

　といっても、だいたいはLotusのデータでしょうから、だいたいExcelで読み込めますけどね。他のソフトで使いたいなら、そのソフトにあった形式で保存すれば完全に読み込める可能性も高いし。ワープロに比べれば、比較的データ共有は大丈夫でしょうかね？　よっぽど古いデータだと、フロッピーのフォーマット形式のほうで躓くかもしれませんが（フロッピーの規格が、今のパソコンでは読み込めないことの多い1.24KBのものを使っているとか）、それだったら読み込むパソコン側で、３モード対応のフロッピードライブを探してください。(^ ^；) 　フォーマット形式さえあえば、問題なく読むことくらいはできます。もちろん、CSVテキスト形式で保存した場合ですけどね。

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